Ditech Gestão de Documentos

Ter um sistema de GED/ECM (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) em sua empresa não significa somente guardar arquivos eletrônicos. Ter um sistema de GED significa ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa.

Atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em Word, Excel, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento.

Para controlar esse "mundo de informações digitais", quer sejam ou não originalmente eletrônicas, é que se justifica a utilização de GED/ECM.

Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da empresa.

Principais funcionalidades do GED / ECM da Ditech:

- Totalmente desenvolvido para o conceito de computação em nuvem;

- Gerenciamento da localização física ou virtual dos documentos;

- Controle de versionamento de arquivos;

- Controle de check-in/check-out de documentos;

- Recepção de documentos em lote com pré-indexação;

- Controle de acesso por perfis, usuários e confidencialidade;

- Criação dinâmica de grupos, tipos e campos para indexação de documentos;

- Controle de volumes de armazenamento local e na nuvem;

- Independencia de marca/modelo de equipamento digitalizador;

- Aceita qualquer formato de arquivo (pdf, jpg, gif, swf, exe, eml, docx, odt, xlsx, pages, numbers, etc.);

- Integra-se facilmente ao sistema legado de sua empresa;

- Criação de workflow durante a implantação;

- Controle de descarte físico;

- Envio de e-mails com arquivos anexados.

Benefícios alcançados com o GED / ECM:

Acesso e recuperação de conteúdo

As empresas podem reduzir significativamente seus custos operacionais caso seus empregados sejam capazes de buscar e acessar o conteúdo necessário para realizar suas tarefas de forma efetiva.

Fazer mais com menos recursos

A otimização dos processos de criação de conteúdo é essencial para uma empresa com diversos processos de negócio e aplicações que envolvam a criação de conteúdo.

Conformidade e redução de risco

A necessidade de cumprir os requisitos normativos está, cada vez mais, assumindo o primeiro plano em muitas das prioridades-chave das empresas, especialmente no que se refere a tomar medidas proativas para assegurar a continuidade dos negócios e reduzir o risco de litígios.

Gerenciamento do conteúdo durante todo o seu ciclo de vida

A maioria das empresas, especialmente aquelas integrantes dos setores fortemente regulamentados por requisitos normativos, necessita de um gerenciamento de ciclo de vida no qual o conteúdo seja gerenciado a partir do momento de sua criação ou agregação, durante o período em que estiver sendo ativamente utilizado nas aplicações, e, finalmente, como um acervo arquivado.

Dados interessantes:

A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas.

Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel.

Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas:

• Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos.

• Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento.
  Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.

• A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50 KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens.

• Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento.

• Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média, a imagem de 10 mil documentos.

• Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos.

• Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.

Texto retirado do Portal do CENADEM

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